受領書の電子化とは？メリットや電子帳簿保存法との関係を解説！

受領書とは？

受領書とは、商品やサービスを確かに受け取ったことを証明するための帳票のことです。
検収書などと同様、法的に発行が義務付けられているわけではありませんが、取引の成立を裏付ける重要な証憑書類です。

受領書の役割

受領書の主な役割は、取引における「納品完了」の事実を明確にすることです。
売り手にとっては代金を請求する正当な根拠となり、買い手にとっては注文通りの品物が届いたことを確認した証左となります。

受領書の授受により、後々の「届いた・届いていない」といったトラブルを未然に防ぐことができます。

受領書に記載すべき項目

一般的に、受領書には以下の項目が記載されます。

• 発行日（受領した日付）
• 発行者（受け取った側の会社名・氏名）
• 宛先（送った側の会社名・氏名）
• 受領内容（品名、数量、金額など）
• 受領印または署名

受領書は電子帳簿保存法の対象となる

受領書は、電子帳簿保存法における「取引関係書類」に該当するため、適切な管理が求められます。

電子的に受け取った受領書の紙保存ができなくなる（2024年1月以降）

2024年1月施行の改正により、電子取引によって受け取った受領書などの書類は、原則として電子データのまま保存することが義務付けられました。

これまで認められていた「電子データをプリントアウトして紙で保存する」という運用は、法的な保存要件を満たさなくなるため、注意が必要です。

受領書を電子化した際の保管期間は？

電子化された受領書の保管期間は、法人税法により原則として7年間と定められています。

ただし、欠損金がある場合などは最大10年間の保存が必要になるケースもあるため、各社の状況に合わせて体制を整える必要があります。

受領書を電子化するメリット（発行する側）

発行側（売り手）が受領書の電子化（電子受領システムの導入など）を推進することで、下記のようなメリットが期待できます。

発行にかかるコストを削減できる

紙の受領書を発行し続ける場合、用紙代や封筒代といった消耗品費に加え、郵送費が継続的に発生します。
また、金銭の受領書（いわゆる領収書）を発行する場合、紙では印紙税の対象となるケースがありますが、電子データとして交付すれば印紙税は不要になります。

検索性が向上する

紙の帳票は「情報のブラックボックス」になりがちです。
電子化することで、取引先名、日付、金額などの属性情報によるデジタル検索が可能になります。

これは特に、電子帳簿保存法の検索要件で重要になります。
「過少申告加算税の軽減措置」を受ける場合は検索要件への対応が求められ、電子取引の場合もスキャナ保存の場合も、年月日・金額・取引先名の条件で検索できる必要があります。

ただ、2024年1月からの電子帳簿保存法改正で、電子取引データの検索要件は大幅に緩和されました。
前々年の売上高が5,000万円以下の事業者は、検索要件が免除されており、税務調査時にダウンロード要求に応じられれば、検索要件は不要になります。
一方で、売上高が5,000万円を超える企業においては検索要件を満たすシステム対応が必須となるため、十分な検索機能を持ったツールの選定が重要です。

発行業務を効率化できる

受領書の印刷、仕分け、封入や発送。
これらの手作業は、発行件数が多いほど担当者のリソースを圧迫し、ミスを誘発します。

一方、電子化を導入すれば、システム上からボタン一つで送信が完了します。
複雑な業務フローを自動化・簡略化することで、バックオフィス全体の業務スピードが加速するでしょう。

テレワーク・リモート対応が可能になる

「受領書を発送するためだけに出社する」という状態では、柔軟な働き方を阻んでしまいます。

受領書をクラウド上で発行・送付できる環境を整えることで、場所を選ばない働き方が実現します。
テレワーク・リモート対応が可能になれば、企業の採用力強化や社員の満足度向上、さらには災害時のBCP（事業継続計画）対策にもつながります。

受領書を電子化するメリット（受領する側）

受領側（買い手）にとっても、電子化には以下のようなメリットがあります。

即日受領が可能になる

郵送によるタイムラグがなくなり、送信されたのとほぼ同時に受領できます。
これにより、月次決算の早期化や、リアルタイムでの在庫・納品管理が可能になります。

経理システムとの連携ができる

電子データとして受け取ることで、OCR（文字認識）やCSV出力機能を介して、そのまま会計ソフトや経理システムへ取り込むことが容易になります。
手入力によるミスを排除でき、さらに、業務フローの透明性も向上します。

受領書の電子化に関するFAQ

受領書の電子化に関して、よくある質問と回答をまとめました。

Q1．紙の受領書は必ず電子化しなければならないのでしょうか？

A1．必須ではありませんが、電子帳簿保存法の要件では電子取引で受け取った受領書は、電子データのまま保存する必要があります。
一方で、紙で受け取った受領書については、スキャナ保存の要件を満たせば電子化が可能です。

Q2．受領書を電子化する際に必要な電子帳簿保存法の要件は何ですか？

A2．主に以下の要件が求められます。

• タイムスタンプ付与や訂正削除履歴の保存などの「真実性の確保」
• 日付・金額・取引先などで検索できる「可視性の確保」
• 適切な保存期間の遵守

これらをシステムで担保することで、監査や税務調査にも対応しやすくなります。

Q3．受領書の電子化は、どのようなステップで進めれば良いですか？

A3．以下のステップで進めるとスムーズです。

1. 現行業務の整理（帳票の流れ・課題の把握）
2. 電子化対象の範囲決定
3. 法令要件の確認
4. システム導入と運用ルール設計
5. 社内展開・定着化

特に、既存業務との整合性を考慮しながら段階的に導入することが成功のポイントです。

まとめ

受領書の電子化によって複雑な業務フローを整理し、デジタル時代のガバナンスを強化することが可能です。
特に2024年1月の電子帳簿保存法改正への対応は、待ったなしの状況と言えます。

「帳票発行件数が多く、業務が属人化している」といった課題をお持ちであれば、自社の運用に柔軟に合わせられるシステム等の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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