請求書の電子化とは？義務化の影響やメリット・デメリットなどを解説

請求書の電子化とは？

請求書の電子化とは、従来紙で作成・発行・受領し、保管していた請求書を、PDFなどの電子データとしてやり取りし、電子データで保存・管理することを指します。

これにより、印刷、郵送、ファイリングなどの手間がなくなり、企業は業務効率の向上とコスト削減を実現できます。

特に近年では、デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進やテレワークの普及、そして後述する法改正への対応として、日本国内の企業全般で電子化への取り組みが急務となっています。

請求書の電子化が義務付けられた法的背景

請求書の電子化が急速に進んでいる背景には、「改正電子帳簿保存法」と「インボイス制度」が深く関わっています。

改正電子帳簿保存法の影響

「電子帳簿保存法（略称：電帳法）」とは、企業が、税法上保存が義務付けられている帳簿や書類（請求書、領収書、契約書など）を、一定の要件を満たすことで電子データとして保存することを認めた法律です。

何度か時代に合わせて改正されており、2022年1月に改正されました。
2024年1月からは、電子データで授受した請求書などの「電子取引データ」について、紙に出力して保存することが原則として認められなくなり、電子データのまま保存することが完全に義務化されています。

対象となる事業者は、法人税を納める普通法人、公益法人等、所得税の納税義務がある個人事業主となっており、国内の企業全てが対応を迫られることになります。

メールに添付されたPDF請求書や、Webシステム経由でダウンロードした請求書なども含め、電子的にやり取りした全ての請求書などに保存の義務が生じます。

要件を満たさない保存方法の場合、追徴課税が課せられたり、青色申告の承認を取り消されたり、会社法による過料が科せられたりすることがあります。

インボイス制度との関係

2023年10月に施行された「インボイス制度（適格請求書等保存方式）」は、消費税の仕入税額控除を受けるための新しい制度です。

この制度自体は請求書の保存形式を定めていませんが、インボイス（適格請求書）を電子データでやり取りした場合、それは電子帳簿保存法が定める「電子取引」に該当します。

したがって、インボイス制度で発行・受領した請求書であっても、電子取引に該当するものは電子帳簿保存法の定める要件に従って電子データとして保存することが義務付けられます。

二つの制度への対応を同時に進めることで、事務作業の負担軽減につながります。

請求書を電子化するメリット

請求書を電子化することは、法令対応だけでなく、企業の生産性向上やコスト削減にも大きなメリットをもたらします。

コスト削減効果

まずは、コスト削減効果から見ていきましょう。

印刷・封筒・切手代の削減

紙の請求書発行のために発生していた、紙代、インク代、封筒代、切手代といった直接経費を、電子化によってゼロにできます。

郵送作業にかかる人件費の削減

請求書の印刷、三つ折り、封入、宛名貼り、投函といった一連の作業がなくなり、これらに費やされていた人件費や残業代を大幅に削減できます。

保管スペース・ファインリング費用の削減

法定期間（会社法で10年間、法人税法で7年）の保管が義務付けられている請求書を物理的に保管するためのファイル、キャビネット、保管場所（スペース）が不要になり、ここにかかっていた費用を削減できます。

業務の効率化

請求書の電子化によって、業務効率化も実現できます。

請求書発行の迅速化

郵送にかかる時間がなくなり、発行から取引先への到着までをほぼリアルタイムで実現できるようになります。

電子請求書発行システムを使えば、発行作業そのものも自動化・一括処理が可能になります。

検索・管理の効率化

電子データとして保存することで、過去の請求書を「取引先名」「日付」「金額」などの情報で瞬時に検索できるようになります。

紙の請求書を探す手間が不要になり、経理・監査業務の効率が向上します。

承認フローの自動化

電子請求書発行システムには、請求書の作成から承認、発行までを一元管理できる承認ワークフロー機能が搭載されていることが多く、押印や承認のために出社する必要がなくなります。
これにより、テレワークの推進にもつながります。

セキュリティ・コンプライアンスの向上

請求書の電子化は、セキュリティ・コンプライアンスの向上にもつながります。

紛失・漏えいリスクの軽減

紙の請求書は郵送中の紛失や、社内での誤った廃棄などによる情報漏えいリスクがありますが、電子化によりこれらの物理的なリスクを軽減できます。

システム上でアクセス権限を管理することで、閲覧者を制限でき、セキュリティ・コンプライアンスを向上できます。

アクセス権限管理

誰がいつ、どの請求書を閲覧・操作したかをシステム上で記録できるため、不正なアクセスや改ざんを防止できます。

監査証跡の確保

電子帳簿保存法で求められる「真実性」の要件（改ざん防止措置や訂正・削除履歴の確保）は、電子帳票システムを導入することで自動的に満たすことができ、税務監査への対応力を強化できます。

請求書を電子化する上での課題・デメリット

請求書の電子化はメリットが大きい反面、導入にはいくつかの課題やデメリットも存在します。

初期導入コストがかかる

まず、請求書を電子化するには初期導入コストがかかります。

システム構築・導入費用

電子請求書発行システムや電子帳簿保存法対応のシステムを導入する場合、初期費用や月々の運用コストが発生します。

ただし、削減できる人件費や郵送費を踏まえると、トータルではコスト削減につながる可能性もあります。

社員教育、研修費用

新しいシステムや業務フローを社員に浸透させるための研修やマニュアル作成が必要となり、これにかかるコストや手間も発生します。

技術的課題がある

請求書の電子化には、技術的なハードルもあります。

既存システムとの連携

既に導入している販売管理システムやERPなどの基幹システムと、電子請求書システムとのデータ連携がスムーズに行えるかどうかが課題となる場合があります。

連携がうまくいかない場合、手作業でのデータ移行が発生し、効率が悪化してしまいます。

セキュリティ対策の強化

電子データはハッキングや不正アクセスによる情報漏えいリスクがあるため、従来の紙の運用と同様、またはそれ以上のセキュリティ対策が不可欠です。

バックアップ・災害対策

サーバーダウンや災害などによりデータが消失しないよう、定期的なバックアップや堅牢なクラウド保存体制が必要です。

運用面における対応

電子化した請求書を運用する際は、以下の3点に注意しましょう。

取引先の対応状況による制約

取引先が電子化に対応していない場合や、紙での受領を強く希望している場合、個別に紙での郵送対応を続ける必要が生じます。

このため、電子化に際しては、事前に取引先の合意を得ることが重要です。

社内の業務フローを変更する必要がある

請求書発行・受領・承認・保存に関わる社内の業務フローを、電子化に合わせて見直す必要があり、現場に一時的な混乱や負担が生じる可能性があります。

法的要件への継続的対応

電子帳簿保存法やインボイス制度などの法令は今後も改正される可能性があるため、法的要件への継続的なキャッチアップとシステム側の対応が必要になります。

請求書を電子化する2つの方法とは

請求書を電子化する主な方法には、大きく分けて「請求書発行システムを活用する方法」と「PDFファイルをメールで添付して送付する方法」の2つがあります。

請求書発行システムを活用する

請求書の作成から発行、送付、保存、管理までを一貫して行える専用のシステム（クラウドサービスなど）を導入する方法です。

請求書発行システムを活用するメリット

• 電子帳簿保存法の要件への対応が容易
• 承認ワークフローや検索機能が充実している
• 大量の請求書を効率的に一括処理できる
• 情報セキュリティが高い

請求書発行システムを活用するデメリット

• 初期導入コストや月額利用料が発生する

メールにPDFファイルとして添付して送付

WordやExcelなどで作成した請求書をPDFファイルに変換し、メールに添付して取引先に送付する方法です。

メールにPDFファイルとして添付して送付するメリット

• コストをかけず、比較的すぐに導入できる。

メールにPDFファイルとして添付して送付するデメリット

• 請求書を大量に送付する場合に宛先間違いなどの誤配信リスクがある
• 送付後の履歴管理や、電子帳簿保存法の「検索機能」の要件を満たすための手間がかかる場合がある。

企業の請求書発行枚数が多い場合や、電子帳簿保存法への確実な対応、既存システムとの連携を重視する場合は、請求書発行システムの活用がおすすめです。

電子帳票システム『まるっと帳票クラウドサービス』による解決

電子帳票システム『まるっと帳票クラウドサービス』になら、請求書の電子化にまつわる課題を“まるっと”解決できます。

『まるっと帳票クラウドサービス』とは

ユニリタの『まるっと帳票クラウドサービス』は、データ加工、帳票作成からWeb配信、郵送代行までの一連の業務をワンストップで提供するソリューションです。

法的要件への完全対応

電子帳簿保存法の保存要件（真実性・可視性）や、インボイス制度に必要な適格請求書の発行・保存に標準機能で対応します。

既存ERPとの高い連携性

独自の解析機能により、CSV・固定長・PDF など多様な帳票データをそのまま入稿でき、基幹システムの改修負荷を抑えられます。
また、WebAPI連携開発が不要な「フォルダ配置型」連携のため、既存システムの出力データを指定フォルダに置くだけで自動連携が実現できます。

大企業向けの堅牢なセキュリティ

金融機関や製造業などの大規模システムで求められる最高水準のセキュリティ基盤を採用しています。

強固な認証、データ暗号化、詳細なアクセスログ管理により、情報漏えいリスクを最小限に抑えます。

大手企業に最適な機能

『まるっと帳票クラウドサービス』は、大手企業にも導入・活用いただける機能を備えています。

大量請求書の一括処理

大量の請求書を一括で高速処理し、取引先ごとに電子送付（メール・Webダウンロード）と郵送代行を自動で振り分けるなど、発行業務の大幅な効率化が可能です。

帳票レイアウトの再現性

現在の帳票レイアウトを完全再現できるため、取引先へフォーマット変更の案内をする必要がなく、スムーズな切り替えが可能です。

承認ワークフロー機能

作成した帳票を確認するための承認フローを設定することができます。
承認者の確認後に発行されるため、誤送付や記載ミスを防止します。

導入サポート体制も万全

『まるっと帳票クラウドサービス』は、導入サポートにも力を入れております。

コンサルティングサービス

創業40年以上のノウハウを持つ専任SEが、お客様の現状の帳票運用やデータ構造を詳細に分析し、ROI（費用対効果）の高い電子化計画を策定。
お客様の業務フローに合わせた最適なシステム構成をご提案します。

システム移行支援

導入時には、専任SEがデータ解析設定やテスト稼働を伴走支援します。既存のシステムからのデータ移行や、出力精度の検証もサポートするため、社内リソースに負荷をかけることなく、確実なシステム移行を実現します。

継続的な運用サポート

導入後は24時間365日体制でシステムを監視します。操作に関するお問い合わせはもちろん、法改正に伴うシステム要件の変更や、運用改善提案など、長期にわたってお客様の業務をサポートいたします。

まとめ

電子帳簿保存法の完全義務化やインボイス制度への対応は、待ったなしの状況です。
一方で、電子化を適切に進めることで、紙の請求書運用にかかっていたコストや手間を大幅に削減し、企業全体の生産性を高めることができます。

電子化の進め方に不安がある場合や、既存システムとの連携に課題を抱えている場合は、『まるっと帳票クラウドサービス』のような電子帳票ソリューションを活用することが、法対応と業務改革を両立させるための最も確実な方法といえるでしょう。

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