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「楽楽明細」の導入効果を最大化したい担当者様へ。システム連携の"見えない壁"を乗り越える最適解とは
請求書や納品書の電子化による業務効率化は、多くの企業にとって重要な経営課題です。
その解決策として「楽楽明細」の導入は、帳票DXを推進する大きな一歩となります。
しかし、その導入効果を一層向上させるには、既存の基幹システムといかにスムーズに連携させるか、という点が重要な鍵を握ります。
「自動連携のためのシステム開発、どうしよう…」
「電子化しても、結局一部の手作業は残るのでは？」
本記事では、「楽楽明細」という優れたツールのポテンシャルを最大限に引き出すために、多くの企業が直面する連携プロセスの課題と、それをスマートに解決する「まるっと帳票クラウドサービス」について解説します。
「楽楽明細」導入を成功へ導くために。2つの部門でクリアしたい連携課題
累計導入社数14,000社以上を誇る「楽楽明細」は、帳票DXを力強く推進するサービスです。
この優れたサービスの導入効果を最大化する過程で、情報システム部門と業務部門、それぞれが連携に関する課題に直面することがあります。
情報システム部門が直面する「システム連携」の課題
情報システム部門の役割は、既存の基幹システムと「楽楽明細」をいかに安全かつ効率的に連携させるかにあります。
一般的に、こうしたクラウドサービスとのデータ連携を自動化するには、APIを利用したシステム開発が必要となります。
その開発プロセスにおいて、情報システム部門は以下のような課題に直面する場合があります。
- 複雑なAPI連携開発
クラウドサービス特有のAPIに対応するための連携開発には、少なくない工数がかかります。
- 継続的な保守・運用
一度開発した連携システムは、その後も継続的な保守・運用管理が必要です。
- 細かなルールへの対応
楽楽明細へ入稿するファイルのZIP形式での圧縮や、特定のファイル名規則といった、サービス連携のための細かな要件への対応も求められます。
特に、毎日、大量の帳票を扱う企業にとって、この自動連携は不可欠であり、情報システム部門の貢献が成功の鍵となります。
業務部門に残りがちな「手作業」と「属人化」のリスク
一方、業務部門では、電子化への移行後も、一部のアナログな作業が残ってしまう場合があります。
- データ加工作業
「楽楽明細」が指定する形式に合わせるためのデータ加工や、複数のPDFを取引先ごとに分割・結合するといった手作業が、サービス導入後も発生します。
- 手動でのアップロード
基幹システムの締め処理後など、特定のタイミングで発生する手動アップロード作業が、担当者の負担となります。
- 電子化以外の帳票対応
取引先の要望により、紙の帳票を発行し続ける必要があったり、圧着はがきや宅配便といった特殊な配送方法への個別対応が求められます。
これらの作業は、特定の担当者しか手順を把握していない「属人化」状態に陥りやすく、業務の継続性を脅かすリスクになり得ます。
その連携課題、「まるっと帳票クラウドサービス」がすべて引き受けます
前述のような、情報システム部門が直面する課題や業務部門に残りがちな課題を解決し、「楽楽明細」の導入効果を最大化するソリューションが、ユニリタの「まるっと帳票クラウドサービス」です。
これは、ユニリタがオンプレミス型帳票製品で長年培った実績と技術を基に開発した、SaaS型の帳票プラットフォームです。
お客様の帳票業務全体を "まるっと" アウトソーシングすることを可能にします。
「まるっと帳票クラウドサービス」が「楽楽明細」の導入負荷を極限まで抑え、導入効果を最大化する最適解である理由は、大きく分けて3つあります。
理由1：システム開発・改修を"原則不要"に
基幹システムから出力された帳票データは、アップロードツールを利用しアップロードしていただきます。
そのため、既存の基幹システムに手を入れたり、複雑なAPI開発を行ったりする必要はありません。
「まるっと帳票クラウドサービス」がデータ加工から「楽楽明細」への連携まで、後続の処理をすべて自動で実行します 。
これにより、情報システム部門は開発や保守管理の負担から解放され、より戦略的なIT業務にリソースを集中できるようになります。
理由2：今の業務フローを"一切変えず"に導入
長年使い慣れた自社独自の帳票デザインは、企業の文化や取引先との信頼関係の一部です。
現場の業務フローやシステムを大きく変えることなく、スムーズな導入を実現します。
- 帳票レイアウトを完全再現
現在お使いの帳票レイアウトをそのまま再現します。これにより、取引先への帳票デザイン変更に関する説明や承認を得る手間が不要になります。
- データ形式を自動で変換
基幹システムから出力されるテキストデータやCSV、ラインデータなどを、そのままお使いいただけます。サービス側で自動的にデータ加工・変換を行うため、修正の必要はありません。
理由3：電子化しきれない業務も"まるごと"お任せ
「まるっと帳票クラウドサービス」は、Web配信だけでなく、様々な配送方法に柔軟に対応します。
- 多様な発送オプション
標準的な郵送はもちろん、圧着はがき、書留、レターパック、宅配便など、企業独自の複雑な発送要件にも対応可能です。
- 業務のアウトソーシング
これまで印刷BPOで対応していた特殊な要件も含め、帳票関連業務を一括でアウトソースできます。
これにより、業務部門は煩雑な手作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できます。
まとめ：帳票DXの成功は"連携のスムーズさ"で決まる
「楽楽明細」は、帳票業務のDXを力強く推進する、非常に優れたサービスです。そのポテンシャルを最大限に引き出すためには、既存システムや現在の業務フローとの間に存在する"連携の壁"を、いかにスムーズに乗り越えるかが成功の鍵となります。
「まるっと帳票クラウドサービス」は、その壁を解消し、システム開発や手作業の負担を極限まで削減することで、”真にスムーズな帳票DX”の実現をサポートします。
「楽楽明細」の導入をご検討中の方、あるいは導入後のさらなる業務効率化を目指している方は、ぜひ一度、この統合ソリューションをご検討ください。
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