納品書を電子化する方法とは？メリット・デメリットや注意点もご紹介

納品書を電子化しても良いの？

結論から申し上げると、納品書の電子化は可能です。
以前は紙での保存が義務付けられていましたが、法改正により電子データでの保存が認められるようになりました。
詳しくは、下記でお伝えします。

電子帳簿保存法の改正

国税関係帳簿や国税関係書類（決算関係書類・取引関係書類）の電磁的記録（電子データ）による保存を認める「電子帳簿保存法」が改正され、2024年1月1日から電子取引のデータ保存が本格的に義務化されました。 これにより、紙での保存が原則として認められなくなり、多くの企業が電子化を進めるきっかけとなっています。

納品書も取引関係書類に該当するため、2023年12月31日に終了した宥恕（ゆうじょ）措置とは別に、新たな猶予措置（※）が設けられてはいるものの、納品書のデータ化は、むしろ積極的に進めるべき事項となっています。

※相当の理由があり、税務調査時にデータのダウンロードの求めや、紙での提示・提出の求めに応じられる場合に、保存要件の一部（検索要件など）が免除される措置。

【参考】国税庁：電子帳簿保存法の内容が改正されました
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0023003-082.pdf

納品書を電子化するメリット

納品書を電子化することには、業務の効率化やコスト削減に留まらない多くのメリットがあります。

企業全体のデジタル化を推進できる

納品書の電子化は、単に業務プロセスの一部がデジタル化されるだけでなく、企業全体のデジタルトランスフォーメーション（DX）を加速させるきっかけともなります。

納品書管理システムを導入することで、他部署との連携がスムーズになり、業務フロー全体の改善につながります。これをきっかけに、他部門でもデジタル化を進める機運が高まるでしょう。

業務効率化につながる

紙の納品書は、発行・印刷・封入・郵送といった多くの手作業を伴います。

電子化することで、これらの作業が不要になり、担当者の負担を大幅に軽減できます。

また、書類の検索や確認もデータ上で行えるため、必要な情報を素早く見つけ出すことが可能になり、業務効率化を実現できます。

保管スペースを削減できる

紙の書類を大量に保管するには、物理的なスペースが必要です。

納品書も例外ではなく、法律で定められた期間保管するためには、膨大な書類を保管する場所を確保しなければなりません。

電子化すれば、データとしてサーバーやクラウド上に保存できるため、保管スペースが不要になり、オフィスを有効活用できます。

顧客満足度の向上につながる

電子化された納品書は、メールなどで即座に送付できるため、取引先は郵送にかかる時間を待つ必要がありません。

スピーディーなやり取りは、取引先の利便性を高め、顧客満足度の向上にもつながります。

環境負荷を低減できる

納品書を電子化することで、紙の使用量を減らすことができ、森林資源の保護に貢献できます。

また、印刷や郵送にかかるエネルギーも削減できるため、企業の環境負荷低減にもつながります。

納品書を電子化するデメリット

多くのメリットがある一方、電子化には注意すべき点もあります。

電子化システムなどの初期・運用コストがかかる

納品書の電子化を円滑に進めるためには、専用のシステム導入が効果的です。

しかし、システムによっては初期費用や月々の利用料がかかるため、コストを事前に確認しておく必要があります。

導入後の運用コストも考慮に入れ、費用対効果を慎重に検討しましょう。

取引先が電子化に対応していないとメリットが半減する

納品書の電子化は、自社内だけでなく、取引先との連携も不可欠です。

もし、取引先が電子化に対応していない場合、紙の納品書を求められることがあります。

この場合、電子化した納品書を再度印刷・郵送する手間が発生し、電子化のメリットが半減してしまう可能性があります。

事前に取引先と連携し、電子化への理解を求めることが重要です。

納品書を電子化する方法

納品書を電子化する方法はいくつかありますが、ここでは主な方法を2つご紹介します。

スキャナーやエクセル、ワードを活用する

既存の紙の納品書をスキャナーで読み取ってデータ化したり、エクセルやワードで納品書を作成したりする方法です。

導入コストを抑えられますが、手作業が多く、書類の検索や管理が煩雑になる可能性があります。

また、セキュリティ対策も手動で行う必要があるため、情報漏洩のリスクが高まります。

帳票システムを活用する

納品書や請求書などの帳票を電子化するための専用システムを導入する方法です。

書類の作成から発行、送付、保管までを自動化できるため、大幅な業務効率化が期待できます。

また、多くのシステムが電子帳簿保存法に対応しているため、法令に準拠した運用も安心です。

さらに、高度なセキュリティ機能が搭載されていることが多く、情報漏えいリスクも低減できます。

一方、導入コストや月々の運用コストがかかります。

また、既存の業務フローに合わせてシステムをカスタマイズする場合、導入までに時間がかかることがあります。

納品書を電子化する際の注意点

電子化を進める上で、特に注意すべきポイントが情報セキュリティ対策です。

情報セキュリティ対策を徹底する

電子化された納品書には、取引先の情報や金額など、重要な機密情報が含まれています。

これらのデータが不正アクセスや従業員の故意・ミスによって漏えいしたりすると、企業の信用問題に直結する重大なリスクとなり、場合によっては賠償責任問題にも発展しかねません。

次のような情報セキュリティ対策を徹底しましょう。

アクセス権限の設定

納品書データにアクセスできるユーザーを部署や役職ごとに制限し、不要なアクセスを防ぐことが不可欠です。

ログ管理

誰が、いつ、どのデータにアクセスしたかを記録し、不審な動きがないかを定期的にチェックする体制を構築することが重要です。

暗号化

データの送受信や保存時に暗号化を施すことで、万が一データが流出しても内容を保護できます。

バックアップ

サーバー障害やサイバー攻撃に備え、定期的なバックアップを取得し、データを安全に保管しておく必要があります。

これらのセキュリティ対策は、自社で構築・運用することも可能ですが、高度な専門知識が求められます。そのため、セキュリティ機能が充実した専用の帳票システムを導入することも有効な選択肢となります。システム選定の際には、セキュリティ対策の機能や実績を十分に確認することが大切です。

まとめ

納品書の電子化は、業務効率化やコスト削減だけでなく、企業全体のデジタル化を推進し、顧客満足度の向上にもつながる重要な取り組みです。

「電子帳簿保存法」の改正により可能になりました。

納品書の電子化は、業務効率の向上やコスト削減だけでなく、企業全体のデジタルトランスフォーメーションを推進する重要なステップです。

「どのシステムを選べばいいか分からない」「自社に合った方法を知りたい」といったご相談は、ぜひお気軽に当社までお問い合わせください。

納品書の電子化をご検討中の方は、帳票システム「まるっと帳票」の導入もぜひご検討ください。

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