帳票作成とは？帳票の種類や作成手順をわかりやすく解説

帳票作成とは？

帳票作成とは、会社経営に必要な取引や会計に関する記録書類全般である「帳票」を作成する業務のことです。

帳票は、必要な証跡管理の記録を残したり、人に情報を伝達したりする役割を担っています。

具体的には、金銭取引を記録する請求書や、取引先と情報を共有するための納品書などが挙げられます。

このため、帳票は企業にとって欠かせない重要な書類となっています。

主な帳票の種類

帳票には大きく分けて、「帳簿」「伝票」「証憑（しょうひょう）」の3種類があります。

帳簿

帳簿とは、会社のお金の動きや流れを記録した書類です。

会社のすべての取引を記録するため、企業の経営状況を正確に把握する上で不可欠な書類となります。

主な帳簿には、仕訳帳や総勘定元帳、現金出納帳、固定資産台帳などがあります。

伝票

伝票とは、「いつ、どのような取引が行われたか」を記録し、その取引を証明するために作成される書類です。

お金の入出金や商品の販売、仕入れなどが行われる際に、各担当者が一定の書式に基づいて記入します。

入出金伝票、仕入伝票、売上伝票、振替伝票などが代表的な例です。

証憑

証憑とは、取引が行われた事実を証明するための書類全般を指します。

金銭のやり取りや契約内容などを客観的に証明する役割を持ち、領収書や請求書、見積書、契約書などが含まれます。

雇用・人事に関する雇用契約書や給与支払明細書なども証憑の一種です。

なお、伝票も証憑に該当する場合があり、帳票や帳簿、伝票、証憑といった書類はすべて国税関係書類として、一定期間の保存が義務付けられています。

帳票の作成手順

帳票作成は、計画的な設計と手順を踏むことで、効率的に進めることができます。

以下に、一般的な帳票作成の手順を6つのステップで解説します。

Step1：帳票の目的と利用シーンを明確にする

まず、その帳票がどのような目的で、誰によって、どのような場面で利用されるのかを明確にします。

この段階で、帳票に含めるべき情報や必要な項目を洗い出すことが重要です。

Step2：必要なデータを収集し整理する

帳票作成に必要なデータを収集し、整理します。

整理したこのデータが、後のステップでテンプレートにデータを反映させる際のもとになります。

Step3：出力形式（紙・PDFなど）とレイアウトを設計する

帳票を「紙に印刷するのか」「PDFとして電子データで扱うのか」など、出力形式を決定します。

出力形式によって、見やすいレイアウトやフォントの工夫が必要となるため、この段階で決めておくことが重要です。

Step4：帳票のテンプレートを作成する

出力形式に合わせて、帳票のフォーマット（テンプレート）を作成します。

情報のまとまりを意識したレイアウトや、視認性を高めるための配色などを考慮することで、見やすい帳票を作成することができます。

Step5：テンプレートにデータを反映させる

作成したテンプレートに、Step2で整理したデータを反映させます。

Step6：レビュー・テスト印刷を行い、調整する

帳票が完成したら、実際に利用する担当者などにレビューをしてもらい、内容に誤りがないかを確認します。

また、印刷やPDF化を行い、レイアウトの崩れがないか、文字が読みにくい箇所がないかなどを確認し、必要に応じて調整を行います。

帳票作成に使えるツール

帳票作成には、目的や規模に応じてさまざまなツールが活用されています。

ここでは、主なツールを4点、ご紹介いたします。

Excel

多くの企業で広く利用されているExcelは、簡単な帳票であれば手軽に作成できる点がメリットです。

しかし、Excelでの帳票作成には、データ入力の手間やヒューマンエラーが発生しやすいといったデメリットもあります。

また、複数のシステムから取得したデータを集約して帳票を作成する場合、データの加工や転記に多くの工数がかかってしまうという課題も挙げられます。

帳票作成専用ツール

帳票の設計から出力、管理まで、帳票業務全体を効率化するための機能が備わった専用ツールも存在します。

複雑な帳票の作成にも対応しており、複数拠点や複数のシステムとの連携も可能です。

BIツールの帳票作成機能

BIツールの中には、帳票作成機能を備えているものがあります。

BIツールを活用すれば、各システムに散在しているデータを集約し、集計・分析結果を帳票として出力できます。

これにより、経営層の迅速な意思決定に役立てることができます。

クラウド帳票サービス

クラウド帳票サービスは、Webブラウザ上で帳票の作成や管理、配信までを一元的に行うことができるサービスです。

初期費用や運用コストを抑えられるほか、テレワーク環境でも利用しやすいというメリットがあります。

また、電子帳票として配信することで、印刷コストや郵送コストの削減にもつながります。

帳票作成におすすめの「まるっと帳票クラウドサービス」

「まるっと帳票クラウドサービス」は、請求書をはじめとする多様な帳票データの入出力、加工、連携をクラウド上で一元管理するシステムと、帳票関連業務のBPOを組み合わせることで、お客様の帳票業務をすべてアウトソーシングいただけるサービスです。

複雑な帳票の運用をそのままアウトソーシングできるため、現在の業務フローを大きく変えることなく導入できます。

紙帳票の印刷・封入・郵送代行に加え、帳票の電子化とWeb配信を同時に行うハイブリッド運用が可能です。

これにより、紙での運用が必要な取引先と、電子帳票での運用に移行したい取引先の両方に対応でき、企業のDX推進に貢献します。

まとめ

帳票作成は、企業の経営状況を把握し、適切な経営判断を下すための重要な業務です。

しかし、手作業での帳票作成は多くの手間と時間がかかり、大きな負担となりがちです。

帳票作成専用ツールやクラウドサービスを導入することで、これらの課題を解決し、業務効率化とDXを推進することができます。

もし、貴社が抱える帳票業務の課題について、より具体的な解決策をお探しでしたら、ぜひ「まるっと帳票クラウドサービス」をご検討ください。